Giải pháp đẩy nhanh quá trình tuyển dụng

Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, các công ty phải thường xuyên đối phó với tình trạng thay đổi nhân sự do tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, theo cả hình thức tự nguyện và các chương trình cắt giảm lao động. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, đa số các công ty lại không có sự chuẩn bị cần thiết để đẩy nhanh quá trình tuyển dụng, thay thế các nhân sự chủ chốt đã bị mất sang các đối thủ cạnh tranh.

Lý do mà các công ty đưa ra là việc kéo dài quá trình tuyển dụng sẽ giúp cho nhà tuyển dụng có đủ thời gian so sánh các ứng viên và đảm bảo chọn lựa được những người giỏi nhất cho vị trí cần tuyển dụng.

Các chuyên gia quản trị nhân sự khuyên các công ty cần xem việc tuyển dụng là một quyết định vừa mang tính con người vừa mang tính kinh doanh. Ở góc độ con người, doanh nghiệp cần phải hướng đến mục tiêu tuyển được người giỏi nhất và thích hợp nhất với vị trí cần tuyển dụng. Nhưng ở góc độ kinh doanh, doanh nghiệp cần phải hướng đến mục tiêu “điền vào chỗ trống” càng sớm càng tốt. Việc chậm trễ trong tuyển dụng sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí tiền bạc và thời gian. Cứ mỗi ngày doanh nghiệp không có nhân sự để giải quyết một vấn đề nào đó trong kinh doanh thì xem như doanh nghiệp đang đánh mất tiền. Trong khi đó, doanh nghiệp sẽ có thể dành thời gian kéo dài không cần thiết trong quá trình tuyển dụng cho những công việc khác tạo ra nhiều giá trị hơn. Để đẩy nhanh quá trình tuyển dụng, theo các chuyên gia, doanh nghiệp nên thực hiện những việc sau đây.

1. Tận dụng các quan hệ nội bộ. Ở bước đầu tiên trong quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp nên thông báo cho các nhân viên hiện tại về vị trí đang cần tuyển dụng. Trên thực tế, có không ít doanh nghiệp lại đăng quảng cáo tuyển dụng ra bên ngoài trước khi thông báo trong nội bộ. Việc ưu tiên tuyển dụng nội bộ sẽ tạo điều kiện cho các nhân viên hiện tại có cơ hội thay đổi công việc hoặc thăng tiến, giúp giảm tỷ lệ nhân viên nghỉ việc. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên khuyến khích nhân viên hiện tại giới thiệu ứng viên từ các mối quan hệ của họ nếu họ không quan tâm hoặc cảm thấy không phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.

2. Viết bảng mô tả công việc rõ ràng cho vị trí cần tuyển dụng. Thực tế cho thấy không ít ứng viên không hiểu hết được những kỹ năng cần thiết cho công việc họ đang ứng tuyển mà nguyên nhân chính là bản mô tả công việc trong thông báo tuyển dụng không rõ ràng. Để khắc phục tình trạng này, bộ phận nhân sự nên yêu cầu các trưởng bộ phận có nhu cầu tuyển dụng kiểm tra kỹ nội dung bảng mô tả công việc đối với vị trí cần tuyển dụng, bổ sung đầy đủ các yêu cầu và kỹ năng cần thiết cho vị trí đó trước khi gửi thông báo tuyển dụng.

3. Chọn lọc kỹứng viên tham gia vòng phỏng vấn trực tiếp. Các cuộc phỏng vấn đầu tiên thường chiếm nhiều thời gian nhất trong quá trình phỏng vấn và tuyển dụng. Mặc dù nhiều công ty có một quy trình sàng lọc hồ sơứng viên rất chặt chẽ nhưng trên thực tế tỷ lệứng viên thích hợp được chọn ra cho các buổi phỏng vấn chưa đến con số 50%. Các chuyên gia khuyên nhà tuyển dụng nên sử dụng các phán đoán trực quan của mình trong quá trình sàng lọc hồ sơ để chọn ra những ứng viên thích hợp nhất, từ đó tiết kiệm thời gian cho việc phỏng vấn sau này.

4. Lên kế hoạch trước và loại bỏ những bước không cần thiết. Chẳng hạn, một số công ty chỉ lấy thông tin tham chiếu (references) vềứng viên sau khi đã quyết định tuyển dụng ứng viên đó. Thông thường, ứng viên có thể mất 1-2 ngày để đi tìm người cung cấp thông tin tham chiếu cho mình và mất thêm 1-2 ngày nữa để nhà tuyển dụng thu thập các thông tin này. Quá trình lấy thông tin tham chiếu vềứng viên có thể làm kéo dài quá trình tuyển dụng. Do đó, nên yêu cầu ứng viên cung cấp tên người đưa ra thông tin tham chiếu ngay từ giai đoạn đầu ứng tuyển, chẳng hạn như khi nộp hồ sơ hoặc ở những vòng phỏng vấn đầu tiên.

5. Xây dựng kế hoạch phát triển nhân tài dài hạn. Việc tìm kiếm các ứng viên phù hợp cho các vòng phỏng vấn trực tiếp cũng lấy mất đi một phần lớn thời gian của doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng. Trong khi đó, các công ty lại thường chờ cho “nước đến chân mới chạy”, nghĩa là chỉ thực sự đi tìm kiếm ứng viên khi có một vị trí nào đó trống trong bộ máy nhân sự.

Một trong những cách làm giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian tìm kiếm ứng viên là thực hiện các buổi phỏng vấn tìm hiểu thông tin (informational interview) với các ứng viên triển vọng thuộc nhiều lĩnh vực, công việc chức năng khác nhau mà doanh nghiệp đang cần phát triển. Đây là các buổi phỏng vấn dành cho những người có quan tâm đến công việc nhưng chưa thật sự muốn ứng tuyển hay thay đổi công việc hiện tại với mục đích giúp cho ứng viên hiểu hết tất cả các khía cạnh thực tế của công việc mà họ quan tâm, qua đó doanh nghiệp sẽ có cơ hội để mở rộng quan hệ với các nhân tài thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau và chọn ra những ứng viên triển vọng nhất vào danh sách ứng viên dự phòng. Kết hợp với các trường đại học, các trung tâm đào tạo… cũng là một cách làm khác để chuẩn bị trước nguồn ứng viên triển vọng cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian tuyển dụng sau này.